Merancang Hari Keluarga Syarikat (2)

Teks : Nur Hidayah Nazahiyah Erham

Setelah semua bajet telah dinilai oleh semua ahli jawatankuasa pelaksana kerja dan diterima oleh bendahari, maka perkara seterusnya yang perlu dilakukan ialah menganalisa bajet keseluruhan adalah tidak melebihi bajet yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan syarikat.

Setelah semua bajet dianalisa, bendahari perlu memberi nasihat tentang cara pembayaran setiap perbelanjaan yang telah dirancang oleh ahli jawatankuasa pelaksana. Ini bagi memastikan setiap perbelanjaan adalah mengikut prosedur yang betul dan tidak melanggar terma-terma yang ditetapkan.

Contohnya, syarikat bersaiz besar lazimnya mementingkan kewujudan lesen syarikat bersaiz kecil yang berdaftar. Ini bagi memudahkan pembayaran yang selalunya dilakukan dalam terma kredit dan bukan tunai.

Setelah semua perbelanjaan telah ditetapkan, maka pengurus projek akan mengarahkan setiausaha untuk menyediakan surat perlantikan kepada semua syarikat yang telah dipilih untuk memastikan syarikat yang dilantik tidak melanggar syarat-syarat yang telah ditetapkan. Surat pengakuan penerimaan tanggungjawab juga perlu didapati daripada semua syarikat terpilih.

Pembayaran wang permulaan juga kadang-kala diperlukan untuk syarikat bersaiz kecil yang mempunyai modal yang terhad. Semua perkara ini boleh dinyatakan di dalam surat perlantikan dengan menerangkan dengan terperinci mengenai terma pembayaran.

Setelah semua perkara sudah dilakukan, maka pengurus projek boleh meneliti program keseluruhan majlis. Ahli jawatankuasa pelaksana program perlu memastikan semua perkara diambil kira seperti:

1.       Senarai menu makanan dan minuman yang dirancang oleh AJK Jamuan

2.       Senarai permainan dan sukan yang dirancang oleh AJK Permainan

3.       Senarai hadiah yang disediakan oleh AJK Cenderahati perlu selari dengan perancangan AJK Permainan

Bersambung.

Merancang Hari Keluarga Syarikat (1)

Teks : Nur Hidayah Nazahiyah Erham

Lazimnya sesetengah syarikat menganjurkan Hari Keluarga pada hujung tahun iaitu selepas semua aktiviti pencapaian objektif syarikat sudah dilaksanakan. Pengajuran Hari Keluarga adalah sebagai tanda terima kasih syarikat kepada para pekerja.

Pelaksanaan setiap syarikat juga berbeza pendekatannya. Terdapat syarikat yang membawa pekerjanya melancong ke tempat pelancongan di dalam atau di luar negara. Penganjuran sebegini lazimnya dilakukan oleh kumpulan syarikat bersaiz kecil.

Bagi syarikat bersaiz besar yang mana pekerjanya mencecah ribuan orang, penganjuran Hari Keluarga di lokasi setempat adalah lebih ekonomik dan mudah diurus.

Perkara pertama yang lazimnya dilakukan ialah menubuhkan ahli jawatankuasa kerja bagi projek penganjuran tersebut. Kertas kerja perlulah dibentangkan kepada pihak pengurusan tertinggi terlebih dahulu. 

Kertas kerja perlulah mempunyai maklumat seperti berikut:

1. Tarikh
2. Tema
3. Bajet
4. Jawatankuasa induk - terdiri daripada pengerusi projek, setiausaha, bendahari dan jawatankuasa pelaksana

Kertas kerja ini sebaik-baiknya telah dibentangkan dan telah mendapat kelulusan paling kurang 3 bulan sebelum tarikh pelaksanaan aktiviti. Sebaik sahaja kertas kerja telah diluluskan, maka mesyuarat pertama perlu dilakukan dengan kadar segera.

Di dalam mesyuarat ini, pengerusi projek perlu memberi gambaran keseluruhan kepada para ahli jawatankuasa mengenai kertas kerja yang telah diluluskan. Beliau juga perlu menyatakan dengan teliti skop kerja setiap bidang tugas bagi mengelakkan keciciran skop yang akan mengganggu kelancaran projek.

Pengerusi juga perlu memberi tempoh masa kepada ahli jawatankuasa untuk membuat perancangan aktiviti dengan lebih terperinci dan meminta mereka menilai bajet bagi setiap aktiviti yang dicadangkan.

Setiap aktiviti yang dicadangkan perlulah tidak lari dari tema yang telah diluluskan di dalam kertas kerja. Pengerusi juga perlu memberi arahan kepada setiausaha untuk menyediakan surat pelantikan kepada setiap ahli jawatankuasa induk dan ahli jawatankuasa pelaksana. Ini bagi memastikan setiap ahli memberi komitmen penuh terhadap projek yang bakal dianjurkan.

Semasa mesyuarat pertama juga, bendahari perlu mendapat persetujuan semua ahli pelaksana untuk menyiapkan bajet masing-masing. Bajet ini perlu bagi memastikan bajet penganjuran tidak melebihi bajet yang telah diluluskan di dalam kertas kerja.

Setelah semuanya jelas dan memahami hala tuju projek, mesyuarat boleh ditangguhkan sehingga bajet keseluruhan sudah diterima oleh bendahari.

Bersambung.

Pengurusan majlis

Teks : Nur Hidayah Nazahiyah Erham

Salam Isnin 06102014

Saya memulakan tugas pertama di tempat kerja sebagai seorang Pengurus Majlis untuk program-program kendalian syarikat. Banyak tugasan yang melibatkan perancangan daripada sebelum, semasa dan selepas majlis diadakan yang perlu diambil kira setiap kali pelaksanaan dilakukan. 

Contoh majlis yang pernah saya kendalikan ialah:

1. Hari Keluarga Syarikat.
2. Majlis Tilawah Al-Quran
3. Pesta Sukan Syarikat
4. Pesta Sukan antara Syarikat
5. Majlis Makan Malam Syarikat
6. Majlis Sambutan Perayaan

Setiap kali sambutan dilaksanakan, beberapa kategori tugasan perlu dibahagikan terlebih dahulu untuk memastikan penganjuran berjalan lancar. Di antara perkara-perkara asas ialah:

1. Sekretariat
2. Publisiti dan promosi
3. Jamuan dan lokasi
4. Logistik
5. Pembukaan dan penutupan majlis
6. Pengurus pentas
7. Program

Khairil Ammar sudah bangun. 
Bersambung...

Membeli belah di alam maya (4)

Teks : Nur Hidayah Nazahiyah Erham

Kali ini saya kongsikan pengalaman membeli dari website.  Secara jujur , saya paling gemar cara pembelian ini kerana proses yang sekaligus siap. Tidak perlu bertanya stok. Tidak perlu mencatit nombor akaun bank dan nombor  telefon penjual.

Tengok gambar, saiz, harga dan warna yang dipilih anda sudah boleh membuat pembayaran melalui ‘online banking’, kad kredit atau ‘paypall’.  Isi borang maklumat diri dan sudah boleh menunggu posmen tiba.

Namun demikian, saya dapati sukar untuk mendapatkan rekabentuk menarik dari website sebegini. Saya tidak pasti kenapa produk ‘Instashop’ dan ‘Facebook’ kadang kala lebih bagus rekaannya. Hanya website yang menjadi ‘one stop centre’ mempunyai pilihan lebih variasi. Namun harganya juga lebih tinggi.

Saya rasa cara shopping cart adalah lebih kurang bersosial. Tidak boleh bertanya perkara yang terperinci. Hanya sesuai untuk pembeli yang tidak begitu cerewet. Pembeli cerewet lebih sesuai membeli di ‘Instashop’ dan ‘Facebook’ kerana bebas bertanya.

Waktu rehat sudah habis.

Membeli belah di alam maya (3)

Teks : Nur Hidayah Nazahiyah Erham

Bersambung mengenai pengalaman membeli belah online. Kali ini dari Facebook. Tidak dinafikan dulu saya mudah membuka 'suggested fan page' yang menarik. Tetapi beberapa kali saya membuat pertanyaan di 'private message' berakhir dengan perasaaan hampa kerana barang yang diingini sudah habis stok. Sekarang saya sudah tidak begitu minat untuk membuka 'suggested page'. Bimbang kecewa lagi.

Pernah juga saya membuka fan page, memilih produk, 'copy link' dan terus letak di 'private message'. Nasib baik kebanyakan barang masih ada. Ada juga yang sudah tiada stok. Saya selalu berharap stok yang habis di tulis nota 'out of stock' atau 'delete' terus. 

Saya juga pernah membeli barangan dan penjual menggunakan syarikat 'courier' yang tidak menghantar ke alamat yang diberi. Hampir sebulan barang yang saya harapkan terus sampai kepada penerima terpaksa berada di syarikat tersebut kerana saya tidak dapat mengambil terus atas faktor kesihatan dan masa. Pengajaran untuk diri sendiri. Lain kali saya lebih berhati-hati untuk meminta penjual menggunakan pos laju sahaja. 

Meskipun banyak pengalaman yang tidak begitu memuaskan hati, saya berpendapat bahawa para penjual sudah memberi perkhidmatan terbaik mereka. Pasti mereka punya kekangan tersendiri.

Salam Rabu 24092014

Teks : Nur Hidayah Nazahiyah Erham

Hari ini saya berada di Kerteh, Terengganu. Ada tugasan dua hari. Sampai melalui lapangan terbang Kuantan malam tadi. Sekitar pukul 9.00 malam baru selamat tiba di hotel. Perjalanan dari Miri bermula pukul 12.00 tengahari. Dua pesawat perlu dinaiki. Sudah lama saya tidak mempunyai tugasan luar daerah.  Mabuk kenderaan pula saya di dalam teksi. Malu.

Bilik hotel mengadap laut. Indah pemandangan pantai timur. Rasanya sudah lebih 5 tahun saya tidak menjejak kaki ke pantai timur. Banyak bangunan baru. Sepatutnya saya membawa kasut sukan. Lebih selesa untuk bersiar-siar di tepi pantai.

Semasa dalam pesawat ke Kuantan, saya duduk di tepi tingkap. Di sebelah saya pasangan kekasih. Mungkin juga baru berkahwin. Mereka sungguh mesra. Bisik hati. Kenapa perlu menunjuk-nunjuk. Tapi saya pilih untuk bersangka baik. Mungkin mereka dalam fasa bahagia. Biarkan saja. Mereka sudah dewasa untuk berfikir. Saya teruskan aktiviti membaca. Itu matlamat saya untuk tugasan luar daerah. Sekurang-kurangnya saya habis membaca sebuah buku. Kerana saya tidak mempunyai masa lain untuk aktiviti membina minda ini. Saya membaca sahaja. Hati saya lebih tenang daripada mulanya sibuk membuat penilaian pada pasangan tersebut.

Menilai. Suatu tindakan luar sedar yang selalu kita lakukan pada sesiapa. Kadangkala penilaian yang terlalu rumit membuatkan kita menjadi emosi dan negatif. Saya harap saya boleh melatih hati untuk tidak menilai terlalu kompleks. Jauhkan juga untuk menjadi penghukum disebabkan penilaian kita yang entah betul entahkan tidak.

Perut sudah lapar. Mencari makan malam versi pantai timur.

Salam Isnin 22092014

Teks : Nur Hidayah Nazahiyah Erham

Hari ini seperti biasa Harith Fakhruddin bangun tanpa banyak soal. Meskipun sudah seminggu bercuti, dia cergas saja. Najah Munirah bangun dengan drama yang sudah dijangka. Malas saya melayan. Biarkan saja. Melayan rajuk sendiri. Khairil Ammar seperti tahu cuti sudah habis. Tidur saja. Semasa cuti dia lah yang paling awal bangun. Mahu bermain sepuasnya.

Hari ini saya ada kerja di hotel. Esok tengahari sudah perlu bergegas ke lapangan terbang. Harapnya saya sempat menyiapkan kerja tertunggak.

Bisik suami, minggu depan dia pula perlu ke luar daerah. Nampak gayanya, tidak pulanglah kami ke rumah sendiri selama dua minggu. Hidup kami memang nomad . Entah bila pencarian pembantu rumah akan berakhir.

Saya perlu ke pejabat.