Merancang Hari Keluarga Syarikat (2)

Teks : Nur Hidayah Nazahiyah Erham

Setelah semua bajet telah dinilai oleh semua ahli jawatankuasa pelaksana kerja dan diterima oleh bendahari, maka perkara seterusnya yang perlu dilakukan ialah menganalisa bajet keseluruhan adalah tidak melebihi bajet yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan syarikat.

Setelah semua bajet dianalisa, bendahari perlu memberi nasihat tentang cara pembayaran setiap perbelanjaan yang telah dirancang oleh ahli jawatankuasa pelaksana. Ini bagi memastikan setiap perbelanjaan adalah mengikut prosedur yang betul dan tidak melanggar terma-terma yang ditetapkan.

Contohnya, syarikat bersaiz besar lazimnya mementingkan kewujudan lesen syarikat bersaiz kecil yang berdaftar. Ini bagi memudahkan pembayaran yang selalunya dilakukan dalam terma kredit dan bukan tunai.

Setelah semua perbelanjaan telah ditetapkan, maka pengurus projek akan mengarahkan setiausaha untuk menyediakan surat perlantikan kepada semua syarikat yang telah dipilih untuk memastikan syarikat yang dilantik tidak melanggar syarat-syarat yang telah ditetapkan. Surat pengakuan penerimaan tanggungjawab juga perlu didapati daripada semua syarikat terpilih.

Pembayaran wang permulaan juga kadang-kala diperlukan untuk syarikat bersaiz kecil yang mempunyai modal yang terhad. Semua perkara ini boleh dinyatakan di dalam surat perlantikan dengan menerangkan dengan terperinci mengenai terma pembayaran.

Setelah semua perkara sudah dilakukan, maka pengurus projek boleh meneliti program keseluruhan majlis. Ahli jawatankuasa pelaksana program perlu memastikan semua perkara diambil kira seperti:

1.       Senarai menu makanan dan minuman yang dirancang oleh AJK Jamuan

2.       Senarai permainan dan sukan yang dirancang oleh AJK Permainan

3.       Senarai hadiah yang disediakan oleh AJK Cenderahati perlu selari dengan perancangan AJK Permainan

Bersambung.