Merancang Hari Keluarga Syarikat (2)

Teks : Nur Hidayah Nazahiyah Erham

Setelah semua bajet telah dinilai oleh semua ahli jawatankuasa pelaksana kerja dan diterima oleh bendahari, maka perkara seterusnya yang perlu dilakukan ialah menganalisa bajet keseluruhan adalah tidak melebihi bajet yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan syarikat.

Setelah semua bajet dianalisa, bendahari perlu memberi nasihat tentang cara pembayaran setiap perbelanjaan yang telah dirancang oleh ahli jawatankuasa pelaksana. Ini bagi memastikan setiap perbelanjaan adalah mengikut prosedur yang betul dan tidak melanggar terma-terma yang ditetapkan.

Contohnya, syarikat bersaiz besar lazimnya mementingkan kewujudan lesen syarikat bersaiz kecil yang berdaftar. Ini bagi memudahkan pembayaran yang selalunya dilakukan dalam terma kredit dan bukan tunai.

Setelah semua perbelanjaan telah ditetapkan, maka pengurus projek akan mengarahkan setiausaha untuk menyediakan surat perlantikan kepada semua syarikat yang telah dipilih untuk memastikan syarikat yang dilantik tidak melanggar syarat-syarat yang telah ditetapkan. Surat pengakuan penerimaan tanggungjawab juga perlu didapati daripada semua syarikat terpilih.

Pembayaran wang permulaan juga kadang-kala diperlukan untuk syarikat bersaiz kecil yang mempunyai modal yang terhad. Semua perkara ini boleh dinyatakan di dalam surat perlantikan dengan menerangkan dengan terperinci mengenai terma pembayaran.

Setelah semua perkara sudah dilakukan, maka pengurus projek boleh meneliti program keseluruhan majlis. Ahli jawatankuasa pelaksana program perlu memastikan semua perkara diambil kira seperti:

1.       Senarai menu makanan dan minuman yang dirancang oleh AJK Jamuan

2.       Senarai permainan dan sukan yang dirancang oleh AJK Permainan

3.       Senarai hadiah yang disediakan oleh AJK Cenderahati perlu selari dengan perancangan AJK Permainan

Bersambung.

Merancang Hari Keluarga Syarikat (1)

Teks : Nur Hidayah Nazahiyah Erham

Lazimnya sesetengah syarikat menganjurkan Hari Keluarga pada hujung tahun iaitu selepas semua aktiviti pencapaian objektif syarikat sudah dilaksanakan. Pengajuran Hari Keluarga adalah sebagai tanda terima kasih syarikat kepada para pekerja.

Pelaksanaan setiap syarikat juga berbeza pendekatannya. Terdapat syarikat yang membawa pekerjanya melancong ke tempat pelancongan di dalam atau di luar negara. Penganjuran sebegini lazimnya dilakukan oleh kumpulan syarikat bersaiz kecil.

Bagi syarikat bersaiz besar yang mana pekerjanya mencecah ribuan orang, penganjuran Hari Keluarga di lokasi setempat adalah lebih ekonomik dan mudah diurus.

Perkara pertama yang lazimnya dilakukan ialah menubuhkan ahli jawatankuasa kerja bagi projek penganjuran tersebut. Kertas kerja perlulah dibentangkan kepada pihak pengurusan tertinggi terlebih dahulu. 

Kertas kerja perlulah mempunyai maklumat seperti berikut:

1. Tarikh
2. Tema
3. Bajet
4. Jawatankuasa induk - terdiri daripada pengerusi projek, setiausaha, bendahari dan jawatankuasa pelaksana

Kertas kerja ini sebaik-baiknya telah dibentangkan dan telah mendapat kelulusan paling kurang 3 bulan sebelum tarikh pelaksanaan aktiviti. Sebaik sahaja kertas kerja telah diluluskan, maka mesyuarat pertama perlu dilakukan dengan kadar segera.

Di dalam mesyuarat ini, pengerusi projek perlu memberi gambaran keseluruhan kepada para ahli jawatankuasa mengenai kertas kerja yang telah diluluskan. Beliau juga perlu menyatakan dengan teliti skop kerja setiap bidang tugas bagi mengelakkan keciciran skop yang akan mengganggu kelancaran projek.

Pengerusi juga perlu memberi tempoh masa kepada ahli jawatankuasa untuk membuat perancangan aktiviti dengan lebih terperinci dan meminta mereka menilai bajet bagi setiap aktiviti yang dicadangkan.

Setiap aktiviti yang dicadangkan perlulah tidak lari dari tema yang telah diluluskan di dalam kertas kerja. Pengerusi juga perlu memberi arahan kepada setiausaha untuk menyediakan surat pelantikan kepada setiap ahli jawatankuasa induk dan ahli jawatankuasa pelaksana. Ini bagi memastikan setiap ahli memberi komitmen penuh terhadap projek yang bakal dianjurkan.

Semasa mesyuarat pertama juga, bendahari perlu mendapat persetujuan semua ahli pelaksana untuk menyiapkan bajet masing-masing. Bajet ini perlu bagi memastikan bajet penganjuran tidak melebihi bajet yang telah diluluskan di dalam kertas kerja.

Setelah semuanya jelas dan memahami hala tuju projek, mesyuarat boleh ditangguhkan sehingga bajet keseluruhan sudah diterima oleh bendahari.

Bersambung.